Office manager opleidingen Management

Onze dynamische hogeschool biedt een warme en ambitieuze leer- en werkplek. Met inspirerend en kwaliteitsvol onderwijs, praktijkgericht onderzoek en dienstverlening, en brengen we mensen en ideeën in beweging in Limburg, Vlaams-Brabant en ver daarbuiten.
Versterk jij ons team? Word jij onze nieuwe moving mind?

Wij zoeken een enthousiaste collega die aan de slag wil als:

Office manager opleidingen Management (80%)

Coördinatie van de ondersteuning van de opleidingsverantwoordelijken Management in Leuven (campus Proximus)

• Je coördineert de ondersteuning van de opleidingsverantwoordelijken en werkt hiervoor nauw samen met de collega’s van de campusdienst.
• Je verzamelt proactief de nodige gegevens, analyseert ze en organiseert je zelfstandig om de opleidingsinterne administratieve processen in meerdere domeinen te ondersteunen: onderwijs, kwaliteitszorg, HR, financiën, communicatie.
• Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor de organisatie ervan en maakt verslagen.
• Je zorgt voor een heldere interne communicatie. Je houdt de medewerkers van het programma Management op de hoogte van praktische zaken en bent dan ook het directe aanspreekpunt voor zowel de collega’s van de campusdienst als voor de lectoren.
• Je bent mee aan zet en organiseert opleidingsgebonden initiatieven in samenwerking met de eventondersteuners van de campusdienst.
• Je plant afspraken in met interne en externe personen.
• Je voert ad-hoc opdrachten uit voor de opleidingsverantwoordelijken van Bedrijfsmanagement, Organisatie en management & Human Resources Management.
• Je rapporteert aan zowel de opleidingsverantwoordelijken als aan het campushoofd.

Administratieve ondersteuning van het Programmateam, de POC (Permanente opleidingscommissie) en het LPO

• Je zorgt voor een kwaliteitsvolle en efficiënte administratieve ondersteuning van het Programmateam en het LPO (Lokale Participatie Orgaan) van het programma Management en dit in nauw contact met de programmadirecteur. Dit houdt onder meer volgende verantwoordelijkheden in:
• Je bereidt de vergaderingen van het programmateam voor: je verzamelt agendapunten, maakt het dossier aan, zorgt voor uitnodigingen,…
• Je neemt deel aan de meetings van het programmateam (in Leuven en in Diepenbeek)
• Je zorgt voor de opvolging: opmaken verslag, opvolging van de gemaakte afspraken, …
• Je zorgt voor een kwaliteitsvolle en efficiënte administratieve ondersteuning van de POC-vergaderingen van de opleiding Bedrijfsmanagement (in Leuven en in Diepenbeek). Je zorgt hierbij voor de voorbereiding, de verslaggeving en de opvolging. Je bewaakt ook mee de procedures en deadlines.

Administratieve ondersteuning bij aanwervingen

• Je begeleidt het aanwervingsproces van nieuwe lectoren, medewerkers campusdienst actief mee: publicatie vacatures, selectiegesprekken inplannen, contacten met de dienst HR, …

Als Moving Mind kan je je terugvinden in volgend profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je werkt nauwkeurig en efficiënt. Je maakt hiervoor gebruik van de meest relevante ICT-toepassingen en bent bereid om steeds actief op zoek te gaan naar (nieuwe) tools om je werk te optimaliseren. Gevorderde kennis van Excel is een vereiste.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je zal hoofdzakelijk in het Nederlands en in het Engels moeten communiceren.
• Je bent stressbestendig en kan een veelheid van taken aan.
• Je stelt je flexibel op indien de omstandigheden dit vereisen.
• Loyaliteit, luisterbereidheid en discretie gaan hand in hand met jouw klantvriendelijkheid en zorgzame ingesteldheid.
• Je werkt autonoom in het belang van de gemeenschappelijke doelstellingen en kan constructief samenwerken met alle medewerkers van de hogeschool.
• Je durft out-of-the-box te denken.

Wij bieden een uitdagende functie in een sterk groeiende dynamische organisatie

• Een deeltijdse overeenkomst van onbepaalde duur als contractueel bediende bij UC Leuven vzw.
• Verloning volgens de officiële barema’s van het Ministerie van Onderwijs barema 581 (B11).
• Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden of krijgen een tijdelijke ambtswijziging naar het ATP-statuut.
• Start op 1 december 2023, of zo snel mogelijk in onderling overleg.
• Er kan tot maximaal 10 jaar nuttige beroepservaring worden meegenomen.
• Standplaats is Leuven, campus Proximus.
• Terugbetaling van woon-werkverkeer met openbaar vervoer en/of fiets.
• We bieden:
  • de mogelijkheid tot telewerken,
  • een laptop (vanaf 40% opdracht),
  • kortingen via Samen Aankoop,
  • een Lerarenkaart,
  • een mooi aantal vakantiedagen,
  • en de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief.
• Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

Interesse?

Je kan enkel solliciteren via CV Warehouse en dit verlengd tot en met 1/12/2023

De selectieprocedure doorloopt volgende stappen: briefselectie op basis van CV en motivatiebrief, gevolgd door een selectiegesprek.

Meer info over deze specifieke vacature kan je verkrijgen bij Marjoly Sintobin, campushoofd (marjoly.sintobin@ucll.be) of Carline Vuylsteke, opleidingsverantwoordelijke (carline.vuylsteke@ucll.be).
Raadpleeg onze website voor meer info www.ucll.be

UCLL wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties, passies en talenten ̵̶ ongeacht gender, culturele herkomst, nationaliteit, leeftijd, functiebeperking, …