Vacature Medewerker onderwijsadministratie campus Gent 80% (vervanging)

Vacature Medewerker onderwijsadministratie campus Gent (m/v/x)

Vervangingsopdracht [80%], bepaalde duur (4/05/2026-30/09/2026)

LUCA School of Arts

Locatie: Campus Gent

Voorstelling Hogeschool

LUCA School of Arts is een creatieve hub voor bijna 5.000 mensen: meer dan 4.000 studenten en 800 collega’s. Aan hen biedt LUCA een onderwijs- en onderzoeksomgeving om hun creatief talent verder te ontplooien. Dat doen we via opleidingen hoger onderwijs in het brede domein van de kunsten, en via artistiek onderzoek, ingebed binnen een geassocieerde Faculteit Kunsten aan KU Leuven. LUCA heeft campussen in vier steden: Gent, Brussel, Leuven en Genk.

LUCA School of Arts is lid van de Associatie KU Leuven.

De vooropgestelde startdatum is 4 mei 2026

Functiecontext

Je werkt binnen de dienst onderwijsadministratie. Als medewerker van de dienst sta je in voor een kwalitatieve administratieve ondersteuning op het vlak van planning. Je werkt op de campus samen met verantwoordelijken van alle opleidingen en diensten en zorgt ervoor dat bij het plannen van lessen, evaluaties en activiteiten op de campus de beschikbare ruimtes zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Je neemt deel aan het regionaal overleg rond planning met andere Gentse onderwijspartners van de Associatie KU Leuven. Je participeert in de organisatie van campusactiviteiten doorheen het academiejaar.

Functie

Als medewerker onderwijsadministratie op campus Gent

• sta je in voor de voorbereiding, implementatie en opvolging van de onderwijsplanning;
• sta je in voor het inplannen van occasionele activiteiten op de campus;
• ken je de campus goed en zet je die kennis in om een zo ideaal mogelijke planning uit te werken;
• ga je waar nodig in overleg met opleidingsverantwoordelijken en docenten en zoek je mee naar oplossingen als er zich planningsproblemen voordoen, je neemt hierbij een proactieve houding aan;
• verzamel en verwerk je gegevens op een correcte manier in de administratieve databases van LUCA;
• neem je actief deel aan het regionaal overleg met planners van de andere leden van de Associatie KU Leuven in Gent;
• sta je in voor een correcte informatieverstrekking via mail, telefoon of aan de balie;
• ben je bereid om indien nodig en in onderling overleg back-up te zijn voor collega’s binnen de administratieve dienst;
• zorg je mee voor de praktisch-organisatorische ondersteuning van campusactiviteiten.

Profiel

• Je beschikt over een diploma professionele bachelor
• Je bent vertrouwd met de courante informaticatoepassingen
• Je handelt studentgericht en diplomatisch
• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je werkt graag samen in team en hebt een open houding in overleg, maar kan ook zelfstandig werken.
• Je werkt proactief en nauwkeurig, met zorg voor een kwaliteitsvol eindresultaat.
• Je hebt een groot inlevingsvermogen en bent vlot in het leggen van sociale contacten.
• Je bent organisatorisch sterk en werkt planmatig met een sterk analytisch en probleemoplossend vermogen, je anticipeert op situaties.
• Je beschikt over de nodige overleg– en onderhandelingscapaciteiten.
• Je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het beleidsplan van de Hogeschool.

Aanbod

Bij LUCA kom je terecht in een omgeving waar respect en integriteit onze basishouding definiëren, we duurzaamheid en diversiteit zien als een troef en kwaliteit onze drijfveer is. De komende jaren willen we LUCA een identiteit geven als actor in de maatschappij, ons opleidingsinstituut onderdeel laten worden van een laboratorium, ons aanbod aanvullen met vraaggestuurde initiatieven, en onze multicampusrealiteit ontsluiten tot een netwerk. Je komt daarmee terecht in een stimulerende omgeving waarin we tal van mogelijkheden bieden om je eigen invulling te geven op je hoofdcampus in Gent of op één van de andere campussen van LUCA School of Arts.

LUCA School of Arts wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. We verwelkomen daarom alle talentvolle mensen die de meerwaarde van diversiteit erkennen en mee vorm willen geven aan een inclusieve organisatie.

Wij bieden een statutaire tewerkstelling aan in bepaalde duur in het ambt van ATP (B1-barema), met ingangsdatum 4 mei 2026. De vervangingsopdracht loopt tot en met 30 september 2026.

Daarnaast biedt LUCA bepaalde voordelen zoals een voordelige hospitalisatieverzekering, kortingen via Samenaankoop met KU Leuven, 35 verlofdagen bij voltijdse tewerkstelling en gratis pendelen met het openbaar vervoer.

Meer informatie over de salarisschalen is te vinden op de website van de Vlaamse overheid.

Interesse?

De kandidaatstelling bevat een dossier bestaande uit:

• een motivatiebrief
• een cv
• attest van diploma (indien van toepassing een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma)

Solliciteren kan tot en met vrijdag 20 februari via de job applicatie van CV Warehouse. Enkel volledige dossiers worden in aanmerking genomen.

Een eerste selectie gebeurt op basis van de dossiers. Je kan worden uitgenodigd op selectiegesprek op vrijdag 6 maart 2026 op campus Sint-Lucas Gent. Je wordt hier zo snel mogelijk over verwittigd.

Meer informatie is te verkrijgen bij Machteld Pectoor, campusmanager, Machteld.Pectoor@luca-arts.be

Voor meer toelichtingen over de sollicitatie procedure, contacteer personeelsdienst@luca-arts.be

#WeArt